Sưu tập

Hướng dẫn học trình chiếu PowerPoint

131

Cùng tham khảo những hướng dẫn học trình chiếu PowerPoint nhé. “Thành viên” trong bộ Microsoft Office, Powerpoint là công cụ hữu ích dùng cho việc thuyết trình tại các cuộc hội thảo, giảng dạy hay ít nhất là cho thuyết trình luận văn tốt nghiệp.



 Sử dụng chức năng Notes trong trình chiếu PowerPoint

Ngày nay Power Point (ppt) là một phần mềm được xem là một phần quan trọng trong các buổi báo cáo, thuyết trình,… Bài báo cáo hay phải được trình bày ngắn gọn xúc tích, chỉ trình bày các ý chính cơ bản, bên cạnh đó người thuyết trình sẽ dùng cách diễn giải của mình để trình bày. Một bài trình chiếu ppt không thể nào viết tất cả các ý của tác giả lên đó, tác giả chỉ có thể nhớ để trình bày vì vậy rất có thể sẽ dẫn đến sai sót, thiếu ý,… tuy nhiên với ppt, phần mềm đã cung cấp một chức năng rất tốt để chú thích thêm những ý phụ bên ngoài đó là chức năng notes (hình 1) và khi trình chiếu bạn vẫn có thể xem các nodes này song song trên các slide trình chiếu với chức năng monitors trong phần slideshow của ppt.


Hình 1: Notes trong PowerPoint

Bài viết này mình sẽ viết một hướng dẫn giúp các bạn sử dụng chức năng này

Ở đây mình dùng hệ điều hành window 7 và ppt 2010, đã kết nối monitor vào máy tính.

Bước 1: Bạn nhấp phải trên màn hình desktop chọn screen resolution trên menu và chọn “Extend desktop to this display” ở mục Multiple Display, sau đó chọn apply (hình 2)

Description: C:\Users\Jen\Desktop\HuongDan\resolution.png

Hình 2: Cấu hình screen resolution

Lúc bây giờ màn hình chính (màn hình 1) sẽ là màn hình máy tính của bạn, màn hình phụ (màn hình 2) sẽ là màn hình của máy chiếu, trên màn hình phụ sẽ không hiển thị những chương trình đang chạy trên màn hình chính của bạn.

Hình 3: ảnh 2 màn hình của máy tính và máy chiếu

Chỉ khi bạn trình chiếu ppt thì màn hình 2 mới hiển thị slide bạn trình chiếu.

Bước 2: Mở file ppt của bạn lên vào phần tab SildeShow trên thanh menubar, ở phần Monitors bạn check vào ô “Use Presenter View” và ở ShowOn, bạn chọn Monitor2 (hình 2)

Description: C:\Users\Jen\Desktop\HuongDan\optionsslideshow.png

Hình 4: Cấu hình SlideShow cho file PPT

Kết quả khi bạn trình chiếu sẽ được như sau:

Description: C:\Users\Jen\Desktop\HuongDan\trinhchieutrenlap.png

Hình 5: Màn hình trình chiếu trên máy tính

Description: C:\Users\Jen\Desktop\HuongDan\trinhchieutrenmaychieu.png

Hình 6: Màn hình trình chiếu trên máy chiếu

Như vậy khi trình chiếu file ppt người nghe sẽ chỉ xem được slide báo cáo nhưng không xem được cái nodes của bạn đã chú thích, ngoài ra bạn còn có thể kiểm soát thời gian và kiểm soát được các slides báo cáo.

Mong bài viết sẽ giúp ích cho các bạn trong kỹ năng báo cáo thuyết trình.

 


Hướng dẫn sử dụng PowerPoint hiệu quả

Phần mềm tạo trình chiếu rất phổ biến Microsoft đã được sử dụng và “lạm dụng” bởi rất nhiều người, từ học sinh cấp 1 cho tới các nhà khoa học. PowerPoint đã được tạo ra từ rất lâu và cùng với đó là những bài hướng dẫn để giúp mọi người học và sử dụng phần mềm này.

Khách hàng của bạn ở bất kì nơi đâu và có thể ngồi một chỗ và xem các bản trình chiếu về sản phẩm rất nhàm chán. Hãy giúp cho người xem có được sự thoải mái và thực hiện theo những hướng dẫn đơn giản dưới đây để giúp cho bài trình chiếu của mình “có hồn hơn”.

Hướng dẫn sử dụng PowerPoint hiệu quả - 1

Thu hút khán giả và “ghi điểm”

Bài thuyết trình của bạn đã hết và mọi người đứng dậy rời khỏi phòng. Bạn muốn họ nghĩ gì? Hãy nhớ rằng bạn là người nói đầu tiên và cũng là người kết thúc buổi thuyết trình.

Hãy nhớ rằng bạn đang là người dẫn dắt chứ không phải là các slide. Hãy xem tất cả các phần có ở mỗi slide như một đồ thị – giống như chữ và ảnh. Tránh không sử dụng những câu đầy đủ, hãy dùng những từ đơn và cụm từ ngắn để thể hiện ý tưởng và trình bày chúng qua các gạch đầu dòng hay các bullet-point.

Cấu trúc slice cơ bản

Hãy nhớ sự tương phản: tối trên sáng; sáng trên tối. Hãy sử dụng 2 hoặc 3 kiểu và kích cỡ font chữ và chúng không được quá bé khiến người xem ở phía xa khó đọc. Bên cạnh đó, bạn cũng không nên sử dụng chữ in nghiêng, gạch chân hay chữ nhấp nháy. Bạn cũng nên sử dụng ít bóng đổ và các hiệu ứng văn bản khác.

Hãy tạo một cách an toàn bằng cách nhúng tất cả mọi thứ trong bài trình chiếu của mình: font chữ, hình ảnh và các mẫu đồ thị khác. Điều này sẽ khiến tăng kích cỡ của file trình chiếu nhưng chúng ta cũng không phải lo lắng vì có rất nhiều phần mềm và giải pháp có thể giải quyết được vấn đề này.

Ngoài ra, hãy giữ cho các biểu đồ đơn giản. Nếu một bảng hoặc đồ thị có quá nhiều mục, hãy chia nhỏ nó ra hoặc nghĩ tới một giải pháp khác là in chúng ra rồi phân phát cho mọi người theo dạng tờ rơi hoặc đăng lên trên mạng.

Thời gian là một yếu tố rất quan trọng – hãy giữ một tốc độ nhanh, nhưng không phải là quá nhanh khi trình chiếu slide. Chìa khóa để duy trì một tốc độ phù hợp là thực hành, thực hành và thực hành. Bạn nên tránh gây mệt mỏi cho người xem bằng cách giữ khoảng 2 hoặc 3 slide mỗi phút.

Một ngoại lệ đáng chú ý đối với hướng dẫn này cũng là một trong những thói quen tạo trình chiếu PowerPoint chúng tôi từng thấy: Các slide chỉ có một từ duy nhất, kết hợp với giọng nói của người trình bày có thể tạo được thành công lớn. Hiệu ứng giống như thôi miên. Bạn đã bao giờ thấy những trường hợp như vậy xảy ra chưa?

Sử dụng video và ảnh để làm nổi bật thông điệp muốn gửi

Một trong những châm ngôn của người trình chiếu thâm niên là biểu diễn, không nói. Các bức ảnh – cho dù là ảnh tĩnh hay động – sẽ gây được sự chú ý của người xem và có thể gây ảnh hưởng tới bất kỳ bài trình chiếu nào. Tuy nhiên, hãy cẩn thận bởi chúng cũng có thể gây sao nhãng, chuyển hướng sự chú ý của mọi người khỏi những điểm cần thiết mà bạn đang cố gắng nhấn.

PowerPoint 2010 thêm những tính năng mới để chỉnh sửa ảnh và video. 2 trong số những tính năng này là khả năng gỡ background khỏi các bức ảnh và nén các bức ảnh và video. Tuy nhiên, bạn không thể gắn link vào video trên một website phiên bản 64 bit của Microsoft Office. Người dùng sẽ phải download file đó về và gắn nó vào bài trình chiếu của mình.

Cắt nền của một bức ảnh giờ đây được thực hiện gần như tự động khi bạn sử dụng tính năng rất thông minh Remove Background của PowerPoint 2010. Người dùng chỉ việc chọn ảnh, chọn thẻ Format dưới Picture Tools và kích vào Remove Background ở mục Adjust.

Người dùng cũng có thể tự mình chỉnh sửa cắt background bằng cách kéo đường viền của phần ảnh PowerPoint đã chọn cho bạn, và sử dụng các nút Mark Areas to Keep và Mark Areas to Remove. Tính năng này không thể chính xác như Adobe Photoshop hay các phần mềm chỉnh sửa ảnh khác, nhưng đối với hầu hết các bài trình chiếu, nó vẫn đủ để thỏa mãn người dùng.

Hướng dẫn sử dụng PowerPoint hiệu quả - 2

Tính năng Remove Background của PowerPoint 2010 có thể yêu cầu một số điều chỉnh thủ công để chọn khu vực của bức ảnh bạn muốn loại bỏ.

Để tạo bức ảnh đã được cắt thành background của slide, phải chuột vào nó và chọn Send to Back. Sau đó bạn có thể cho hộp thoại chữ xuất hiện ở trên cùng bức ảnh. Hãy chắc chắn rằng có đủ độ tương phản giữa chữ và ảnh nền để bất kì ai cũng có thể dễ dàng đọc chúng.

Ngoài ra, người dùng còn có thể giảm kích cỡ của bài trình chiếu bằng cách sử dụng lựa chọn Compress Media của PowerPoint: Chọn File → Info → Compress Media và chọn một trong 3 lựa chọn chất lượng được đưa ra. Nếu PowerPoint tìm thấy file đa phương tiện tỏng bài trình chiếu có khả năng gây ra vấn đề không tương thích, lựa chọn Optimize Compatibility có ở thẻ Info sẽ giải quyết vấn đề này.

Hướng dẫn sử dụng PowerPoint hiệu quả - 3

Chọn một trong 3 mức độ nén để giảm kích cỡ của video, ảnh và các file đồ họa khác trong bài trình chiếu PowerPoint. Đừng quên diễn tập thử

Ngay cả khi bài trình chiếu chạy “mượt mà” khi chuẩn bị, người dùng vẫn nên kiểm tra chúng trước khi cuộc “phiêu lưu” thực sự bắt đầu ngay trên thiết bị lưu trữ mà bạn sử dụng để trình chiếu. Hãy nghĩ về những người ngồi ở phía xa nhất và gần nhất và ở cả 2 bên của phòng trình chiếu.

Đôi khi, việc chuẩn bị một cách toàn diện không ngăn chặn được các lỗi xảy ra. Thường xuyên có một kế hoạch dự phòng trong đầu đề phòng trường hợp bài trình chiếu bị lỗi. Bạn cũng có thể phải liên lạc bằng ánh mắt đối với người nghe. Đây là điều nên làm khi bạn diễn tập thử trước gương.

 

Cách làm bản thuyết trình bằng Powerpoint

Đây một phần mềm thông dụng nhất hiện nay đối với không chỉ riêng các cán bộ quản lý, hay giáo viên mà còn cho cả những sinh viên.

Cach lam ban thuyet trinh bang Powerpoint

Phần mềm Microsoft Powerpoint cùng với máy trình chiếu giúp cho những ý tưởng tỏa sáng. Ảnh: http://www.research-in-germany.de

Khởi động PowerPoint

Để bắt đầu quá trình khởi tạo một tài liệu thuyết trình (slideshow), cần bật ứng dụng này lên. Nhấn chuột vào Start menu rồi mở trình đơn Programs, tìm đến nhóm Microsoft Office để mở PowerPoint.

Tiếp theo, PowerPoint sẽ hiện ra hộp thoại cho lựa chọn các mục nhằm tạo hoặc mở một slideshow theo ý muốn của người sử dụng.

- Nếu lựa chọn Template, sẽ cho một số mẫu nền sẵn có cho slideshow của bạn.

- Nếu Blank Presentation sẽ cho một slideshow với nền trắng để có thể tuỳ biến dễ dàng.

Nên dùng một Blank Page. Sau khi đã có một slideshow nền trắng trên màn hình, cần chọn màu cho nó bằng cách nhấn chuột phải vào đó và chọn Background. Hộp thoại Background mở ra, nhấn vào mũi tên sổ xuống, chọn Fill Effects cho màu nền có độ sâu.

Hộp thoại Fill Effects mở ra, ở thẻ Gradient đánh dấu chọn One Color, rồi nhấn mũi tên sổ xuống bên cạnh, chọn More Color, hộp thoại Colors xuất hiện cho phép chọn màu ưng ý. Chọn xong màu rồi nhấn OK để trở về hộp thoại Fill Effects. Tại hộp thoại này, đánh dấu chọn vào mục From title ở dưới cùng, rồi chọn kiểu trung tâm sáng ngoại vi tối ở mục Variants bên cạnh, xong nhấn OK.

Cần lưu ý sử dụng màu sắc cho slideshow rất quan trọng. Màu sắc lòe loẹt sẽ gây khó chịu cho người xem. Bạn nên chọn một màu đơn hơi tối, vừa không chói mắt lại vừa làm nổi bật màu chữ. Một gợi ý là chọn màu xanh dương đậm.

Màu và kích cỡ cho Font chữ

Chọn phông chữ nên là một trong các font sau: Arial, Vni-Helve, Vni-Times. Nên chọn màu trắng, vàng, xanh lá cây, cam. Kích cỡ nên trong giới hạn từ 20-44 pt. Không nên chọn kích cỡ dưới 20 pt vì chữ sẽ nhỏ khi nhìn từ xa (trừ khi trình bày bảng số liệu thì có thể chọn cỡ thấp nhất là 20 pt).

Tạo trang kế tiếp

Để tạo một slide mới: Chọn insert/New Slide hoặc biểu tượng New Slide trên thanh Tollbar hoặc nhấp Ctrl + M.

Để tạo màu nền mới: Vào Format/Custom Background rồi chọn màu bạn thích và nhấp Apply cho một hoặc Apply to All cho tất cả các slideshow.

Tạo các hình tuỳ thích: Bạn hãy nhấp vào các biểu tượng nằm trên hộp Drawing, sau đó vẽ lên slideshow của mình nhằm tạo các hình theo sở thích. Biểu tượng Textbox để viết các đề mục chính trong bài phát biểu của mình. Bạn cũng có thể xoay các đối tượng của mình bằng cách chọn biểu tượng Free rotate tool, hoặc vào Draw/rotate/flip và chọn các kiểu xoay phù hợp. Tiếp theo bạn có thể thay đổi font thích hợp bằng cách chọn Format/font.

Bổ sung hiệu ứng đặc biệt

Nhắp vào biểu tượng Fill color, rồi chọn shaded để tạo bóng cho đối tượng, đây là hiệu ứng hết sức bắt mắt để tạo ra những hình ba chiều. Bạn cũng có thể tạo các cách tô vẽ cho đối tượng của mình bằng cách chọn các mục còn lại trong Fill color. Chú ý: bạn không thể làm điều này với các đối tượng đưa vào là hình ảnh.

Chọn nút Shawdow on/off để tạo hình bóng của đối tượng lên hình nền. Đây cũng là một cách làm cho đối tượng của bạn thêm phần đẹp mắt.

Ngoài việc cắt dán các đối tượng đã hết sức quen thuộc, bạn cũng có thể chèn các đối tượng khác như trong các phần mềm khác của bộ office bằng cách vào insert/object. Bạn có thể chèn một tài liệu Word hoặc bảng tính excel, một bản nhạc, đoạn phim hay bất cứ cái gì bạn muốn.

Bạn có thể chèn hình ảnh các bông hoa, hay biểu tượng ngộ nghĩnh cho slideshow thêm bắt mắt . Những hình ảnh đó có thể tải miễn phí tại địa chỉ http://www.animationfactory.com .

Một trong những hiệu ứng có kết quả tốt là tạo nên những ấn tượng khi trình bày các đối tượng theo các cách khác nhau, làm tăng hiệu quả trình bày lên rõ rệt. Nhắp vào biểu tượng Animation effect trên thanh toolbar, một bảng nút sẽ hiện ra.

Việc tạo hiệu ứng cho slideshow sẽ làm tăng tính hấp dẫn lôi cuốn người xem. Tuy nhiên cần chú ý tới tính hợp lý cho từng mục đích của buổi thuyết trình. Đối với các buổi trình chiếu quảng cáo sản phẩm hay tiếp thị nên sử dụng nhiều hiệu ứng mạnh gây ấn tượng. Còn với buổi trình luận văn tốt nghiệp thời gian thường không dài, vì vậy nếu bạn tạo nhiều hiệu ứng thì sẽ làm mất thời gian vô ích. Do vậy chỉ nên sử dụng 2 đến 3 hiệu ứng, bao gồm 1 hiệu ứng chuyển trang và 2 hiệu ứng cho chữ.

Để tạo hiệu ứng cho chữ, nhấn chuột phải vào khung chứa chữ, chọn Custom Amination. Cửa sổ Add Effect xuất hiện ở bên phải, nhấp vào nút Add Effect để chọn hiệu ứng, ví dụ như Fly in (bay), Spin (quay tròn), Grow/Shrink (phóng to/thu nhỏ), Diamond (lấp lánh)... Kinh nghiệm cho thấy hiệu ứng Random Bars thường được sử dụng. Nếu bạn muốn áp dụng một kiểu hiệu ứng cho toàn bộ nội dung slideshow thì vào menu Slide Show/Amination Schemes. Cửa sổ Apply to selected Slides xuất hiện bên phải, bạn chỉ việc nhấn chọn hiệu ứng rồi vào Slide Show/View Show xem thử.

Để tạo hiệu ứng chuyển trang, bạn vào Slide Show/Transition. Cửa sổ Slide Transition xuất hiện ở bên phải, bạn nhấn chọn hiệu ứng rồi vào Slide Show/View Show xem thử. Hiệu ứng Strips Right-Down thường được dùng nhất.

Trình diễn sản phẩm

Có nhiều cách để trình diễn các slide PowerPoint. Vào View/slide show hoặc nhắp biểu tượng Slide show bên trái phía dưới màn hình. Theo mặc định, đuôi của các file PowerPoint là *.ppt.

Khi trình diễn, các đối tượng của slideshow hoặc từng slideshow sẽ hiện ra theo từng cái nhắp chuột hoặc biểu tượng nào đó của bàn phím. Bạn nên cho các tiêu mục hiện ra lần lượt để dễ theo dõi.

Bạn có thể dùng bút để vẽ, khoanh tròn các vấn đề quan trọng bằng cách nhắp vào nút có hình mũi tên bên dưới và chọn pen hoặc nhắp nút phải lên màn hình và chọn lựa. Bạn có thể chọn màu cho đường vẽ bằng cách vào pointer options/pen color" và chọn màu thích hợp.

Muốn kết thúc, chọn End Show.



Cách trình bày slide Powerpoint hoàn hảo nhất
Cách chọn theme cho powerpoint thêm sinh động
Cách trình bày slide bảo vệ luận văn khoa học nhất
Cách thiết kế slide trong powerpoint thể hiện phong cách của bạn
Cách thiết kế powerpoint đẹp thể hiện đẳng cấp, chuyên nghiệp

(St)

Cùng like và chia sẻ nhé "Chị Em"!

Hỏi đáp chủ đề: Hướng dẫn học trình chiếu PowerPoint

Gửi câu hỏi:

Top 10 câu hỏi được quan tâm nhất

Bộ sưu tập: Hướng dẫn học trình chiếu PowerPoint

Bạn hãy lưu toàn bộ bài wiki về Hướng dẫn học trình chiếu PowerPoint vào Kho nội dung wiki của bạn để tra cứu, sử dụng về sau trên điện thoại di động. Click vào đây!
Click để xem thêm
Tin tức HOT nhất trong ngày