Sưu tập

Các bước chuẩn bị cho cuộc họp chuyên nghiệp nhất

206


Một cuộc họp tốt sẽ hạn chế những sự khác biệt và kết quả có thể đạt được ngay. Mọi cuộc họp đều phải được chuẩn bị, cân nhắc và tiến hành để xem làm thế thế nào để mọi thứ đều tốt






Những công việc cần chuẩn bị cho cuộc họp thành công

Khi nhận nhiệm vụ chuẩn bị cho cuộc họp, người thư ký cần làm theo các bước như sau:
 

Chuẩn bị những thứ cần thiết

Trong cuộc họp đa số các sự trao đổi đều mang tính tự phát. Quá trình cuộc họp diễn ra không hoàn toàn được định trước mà nó chỉ theo một đề cương cơ bản. Ngoài ra kết quả của cuộc họp không dễ mà được thống nhất nhanh chóng. Bởi vậy hai điều quan trọng nhất trong công tác chuẩn bị một cuộc họp là: Đặt ra mục đích rõ ràng, thực tế và chuẩn bị những vấn đề cần bàn bạc một cách cụ thể.

Khi một cuộc họp được tiến hành bạn cần nhìn ra ngay mục tiêu cốt lõi của nó. Đôi khi các vấn đề có thể được giải quyết mà không cần đến một cuộc họp do vậy trước hết bạn hãy quyết định tính chất cần thiết phải có một cuộc họp. Thông thường chúng ta cần đến một cuộc họp khi các vấn đề cần giải quyết bằng tư duy, khi cập nhật thông tin mới hoặc khi cần tổng hợp thông tin

Vấn đề cần bàn bạc chính là cốt lõi của cuộc họp. Người điều hành chủ yếu dựa vào yếu tố này để xây dựng đề cương cho cuộc họp. Cần phân chia thời gian hợp lý cho từng vấn đề và chú thích thời gian trong đề cương cuộc họp gửi đến các thành viên để họ định hướng thời gian bàn bạc cho từng vấn đề cụ thể.

Thể hiện vai trò của người điều hành một cách hiệu quả

Người điều hành chính là người chịu trách nhiệm về nội dung và kết quả của cuộc họp. Trước hết bạn phải tuân thủ chính xác về thời gian.Bạn cũng phải giám sát quá trình tranh luận chặt chẽ và khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh mâu thuẫn và cãi lộn. Cần quan sát các thành viên và ghi nhớ thái độ, ý kiến của họ trong cuộc họp. Nếu có thể bạn hãy tạo điều kiện cho các thành viên có cơ hội được chào hỏi xã giao trước cuộc họp, điều này sẽ phần nào giúp hạn chế tranh cãi gay gắt hay gây gổ trong cuộc họp căng thẳng

Tổng hợp cuộc họp

Tổng hợp cuộc họp là bước rất quan trọng. Trước khi kết thúc cuộc họp bạn hãy tổng kết lại những vấn đề cốt lõi đã được giải quyết hay còn tồn đọng và giao việc cụ thể cho từng thành viên. Nhắc nhở những thành viên về nhiệm vụ của họ được giao sau cuộc họp.Nếu có thể hãy xin nhận xét của những thành viên tham gia về cuộc họp mà bạn tổ chức. Điều này giúp bạn rút kinh nghiệm và làm tốt hơn những lần sau. Hãy cố gắng tổng hợp cuộc họp trong vòng 24h sau khi kết thúc.

+ Nắm rõ mục đích và yêu cầu của cuộc họp.

+ Thảo một bản chương trình nghị sự (Agenda) để trình người chủ trì cuộc họp duyệt. Trong bản nghị sự phải phân chia cuộc họp theo từng nội dung với thời gian ấn định cụ thể.

+ Nắm được thành phần dự họp để làm thư mời gửi đến các bộ phận. Bộ phận nào có báo cáo trong cuộc họp, người thư ký cần nhắc lại trong thư mời họp. Có nơi các bộ phận gửi báo cáo về văn phòng và chánh văn phòng biên tập các báo cáo, sau đó trực tiếp báo cáo trong cuộc họp. Việc soạn báo cáo đòi hỏi một trình độ tổng hợp và năng lực quản trị tốt.

53cuochopthanhcong


+ In ấn bản chương trình nghị sự kèm theo các tài liệu cần thiết cho cuộc họp. Gửi đến cho các thành viên dự họp. Sau đó, điện thoại hỏi lại để biết chắc rằng các thành viên đã nhận được hồ sơ dự họp.
Chuẩn bị khâu phục vụ cuộc họp như người ghi biên bản, phòng họp, bàn ghế, nước uống… Trước khi bắt đầu cuộc họp, người thư ký điều hành cuộc họp phải đi đôn đốc kiểm tra lại cho chu đáo.

+ Thư mời họp tiếng Anh thông thường có mục viết tắt R.S.V.P. (viết tắt của thành ngữ tiếng Pháp (!) Respond s’il vous plait – tạm dịch Vui lòng phúc đáp) kèm theo tên người liên lạc và số điện thoại, e-mail). Người thư ký cần chuẩn bị thư mời như thế đối với cuộc họp quan trọng, đồng thời chủ động đựơc số người dự họp để chuẩn bị cho chu đáo.

+ In ấn bản chương trình nghị sự kèm theo các tài liệu cần thiết cho cuộc họp. Gửi đến cho các thành viên dự họp. Sau đó, điện thoại hỏi lại để biết chắc rằng các thành viên đã nhận được hồ sơ dự họp.
Chuẩn bị khâu phục vụ cuộc họp như người ghi biên bản, phòng họp, bàn ghế, nước uống… Trước khi bắt đầu cuộc họp, người thư ký điều hành cuộc họp phải đi đôn đốc kiểm tra lại cho chu đáo.

+ Thư mời họp tiếng Anh thông thường có mục viết tắt R.S.V.P. (viết tắt của thành ngữ tiếng Pháp (!) Respond s’il vous plait – tạm dịch Vui lòng phúc đáp) kèm theo tên người liên lạc và số điện thoại, e-mail). Người thư ký cần chuẩn bị thư mời như thế đối với cuộc họp quan trọng, đồng thời chủ động đựơc số người dự họp để chuẩn bị cho chu đáo.

Chuẩn bị cho một cuộc họp:

* “Các quan hệ mật thiết gì để nắm chắc và nắm vững cuộc họp ….”

* “Sau khi họp xong, có bất kỳ tiêu chuẩn nào hoặc cơ chế để xác định có hay chăng cuộc họp là thành công hoặc thất bại…”
* Xác định rõ những mục tiêu và kết quả mong đợi. Bạn cần biết chính xác mình đang cố gắng đạt được điều gì thông qua cuộc họp.
* Xác định xem liệu những hoạt động khác có thể sẽ phù hợp hơn không, hay nhất thiết phải tổ chức các cuộc họp bàn. Đã có không ít cuộc họp vô bổ được triệu tập, trong khi chỉ một vài cuộc điện thoại, trao đổi email, hay gặp gỡ trực tiếp sẽ hiệu quả hơn rất nhiều.
* Xác định các chủ đề trọng tâm và hình thức thảo luận tốt nhất của mỗi cá nhân. Bạn cần hiểu rõ mình muốn đạt được điều gì thông qua những thảo luận này.
* Ước lượng thời gian cho cuộc họp. Những người tham gia cần biết thời lượng cuộc họp để lên kế hoạch công việc cho phù hợp.
Lịch trình cuộc họp một cách chi tiết và cụ thể:

* Tuyên bố thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc. Thời gian là vàng bạc … hãy lên kế hoạch một cách sáng suốt!
* Xác định địa điểm tổ chức cuộc họp.

* Lên danh sách những người tham dự và khách mời.

* Thống kê vai trò của những người tham gia cuộc họp và những điều bạn mong đợi ở họ. Việc này “bắt buộc” những người tham dự thu thập tất cả những thông tin có liên quan mà họ cần mang tới cuộc họp.
* Chuẩn bị cho những cuộc thảo luận được diễn ra một cách có tổ chức, phù hợp với mục tiêu, chủ đề và định hướng chung của cuộc họp.
* Gửi trước lịch trình cho những người tham dự để họ có thời gian lên kế hoạch và chuẩn bị cho cuộc họp.
Phân công người ghi chép (lập biên bản cuộc họp)

* Những ai đã có mặt.
* Những vấn đề nào cần được thảo luận.
* Những quyết định chủ chốt nào cần hướng tới.
* Các bước tiếp theo (hành động cụ thể):
* Những ai phải hoàn thành nhiệm vụ đặt ra – lên danh sách các tập thể và các thành viên bên ngoài.
* Ngày bắt đầu và ngày kết thúc nhiệm vụ.
* Những việc họ cần hoàn thành chính xác là gì.

Định nghĩa mục tiêu
* Cung cấp thông tin – Dể hiểu
* Có cấu trúc- nguyên thủy
* Các trách nhiệm thi hành
* Bộ khung pháp lý
Con người
* Tối ưu hóa số người tham dự cuộc họp.
* Kế hoạch sơ bộ của cuộc họp và thảo luận với các thành viên chủ chốt trước cuộc họp.
Văn kiện
* Tài liệu quan trọng nhất trong một cuộc họp là chương trình nghị sự vì vậy hãy chuẩn bị nó thật cẩn thận.
* Phân loại chúng cẩn thận: cái nào cho thông tin, cái nào cho thảo luận, hoặc cái nào cho quyết định để mà sự quan trọng và thời gian đã được yêu cầu, có thể được tiến hành trên mỗi loại
Chủ tọa
* Bạn là “xếp”, điều đó đúng nhưng đừng quá nhấn mạnh vào điều đó khi điều hành một cuộc họp
* Lắng nghe, và không nói mãi cho đến khi nào bạn thấy là cần thiết.
Vai trò của bạn là hổ trợ nhóm để đi đến một kết luận tốt nhất có thể hoặc quyết định trong một cách có hiệu quả nhất và dẫn đến một quyết định chấp nhận được hoặc một quyết định mà được hiểu và được chấp nhận bởi đa



MỜI BẠN THAM KHẢO THÊM:

Kỹ năng Điều hành cuộc họp





1/ Những công việc cần chuẩn bị trong cuộc họp

Khi nhận nhiệm vụ chuẩn bị cho cuộc họp, người thư ký cần làm theo các bước như sau:
+ Nắm rõ mục đích và yêu cầu của cuộc họp.
+ Thảo một bản chương trình nghị sự (Agenda) để trình người chủ trì cuộc họp duyệt. Trong bản nghị sự phải phân chia cuộc họp theo từng nội dung với thời gian ấn định cụ thể.
+ Nắm được thành phần dự họp để làm thư mời gửi đến các bộ phận. Bộ phận nào có báo cáo trong cuộc họp, người thư ký cần nhắc lại trong thư mời họp. Có nơi các bộ phận gửi báo cáo về văn phòng và chánh văn phòng biên tập các báo cáo, sau đó trực tiếp báo cáo trong cuộc họp. Việc soạn báo cáo đòi hỏi một trình độ tổng hợp và năng lực quản trị tốt.
+ In ấn bản chương trình nghị sự kèm theo các tài liệu cần thiết cho cuộc họp. Gửi đến cho các thành viên dự họp. Sau đó, điện thoại hỏi lại để biết chắc rằng các thành viên đã nhận được hồ sơ dự họp.
Chuẩn bị khâu phục vụ cuộc họp như người ghi biên bản, phòng họp, bàn ghế, nước uống… Trước khi bắt đầu cuộc họp, người thư ký điều hành cuộc họp phải đi đôn đốc kiểm tra lại cho chu đáo.
+ Thư mời họp tiếng Anh thông thường có mục viết tắt R.S.V.P. (viết tắt của thành ngữ tiếng Pháp (!) Respond s’il vous plait – tạm dịch Vui lòng phúc đáp) kèm theo tên người liên lạc và số điện thoại, e-mail). Người thư ký cần chuẩn bị thư mời như thế đối với cuộc họp quan trọng, đồng thời chủ động đựơc số người dự họp để chuẩn bị cho chu đáo.

2/ Vai Trò & Chức Năng của cuộc họp

Các giải pháp cho các vướng mắc trong thế giới thực được tìm thấy xuyên qua cuộc họp và thảo luận nhóm. Một cuộc họp vẫn tốt hơn là điện thoại, máy fax, hội nghị bằng video, máy vi tính, các sản phẩm khác của công nghệ thông tin hoặc các cá nhân làm việc một mình.
Những cuộcc họp đóng vai trị rất quan trọng, vì đó là nơi mà bầu không khí và văn hoá của tổ chức được duy trì, là một trong những cách thức để các tổ chức nói với đội ngũ nhân viên của mình rằng: “Bạn là một thành viên của tập thể”
Nếu bạn tổ chức những cuộc họp buồn tẻ, yếu kém mà lại kéo dài lê thê, thì các nhân viên sẽ bắt đầu tin rằng mình đang làm việc cho một công ty tẻ nhạt, kém cỏi và không biết quý trọng thời gian.

Các chức năng của một cuộc họp:
* Tranh đấu
* Sự hình thành nhóm
* Chia sẽ kiến thức, kinh nghiệm, sự đánh giá, và các truyền thống dân gian
* Công việc tập thể và sự đóng góp cá nhân
* Ra các quyết định quyết đoán và cam kết
* Đức tính của lãnh đạo và nhóm/ công việc nhóm
Các kiểu họp:
* Hội nghị
* Hội đồng
* Ủy ban
* Thường xuyên
* Điều đình, thỏa thuận
* Động viên
* Ra quyết định
* Hàng ngày
* Hàng tuần hoặc hàng tháng
* Bất thường, không thường xuyênhoặc kế hoạch đặc biệt.

3/ Điều hành cuộc họp

Để bắt đầu một cuộc họp, thì quản lí hoặc người chủ trì cuộc họp phải có kỹ năng cơ bản trong việc tổ chức cuộc họp cho sinh động và đúng mục tiêu đề ra:
Đặt ra những nguyên tắc cơ bản (Tiêu chuẩn):
* Khi nào cuộc họp dừng lại và kết thúc.
* Các thành viên sẽ được nghe bàn thảo như thế nào.
* Các mâu thuẫn, xung đột sẽ được giải quyết như thế nào.
* Mong đợi những gì ở mỗi thành viên.
* Những chủ đề chỉ được lưu hành nội bộ.
* Hãy thể hiện rằng bạn thực sự đánh giá cao các ý kiến, nhận định và chất vấn của mọi người.
Dẫn dắt cuộc họp
* Dành thời gian để trò chuyện và nghe mọi người nói, đồng thời chia sẻ với họ những câu chuyện đó.
* Làm rõ và diễn giải cẩn thận những ý kiến then chốt.
* Đề nghị mọi người đưa ra quan điểm của mình, bảo vệ những ý tưởng mới.
* Sử dụng những “kỹ năng động não” (brainstorming techniques).
Ghi lại những ý tưởng và lưu ý trên một biểu đồ minh hoạ:
1. Sử dụng các màu sáng và chữ in đậm.
2. Sử dụng hình ảnh cùng các câu chữ.
3. Sử dụng các dấu hoa thị (*) để nhấn mạnh các điểm them chốt.
4. Sử dụng không quá 7 từ trên một dòng và 7 dòng trên một biểu đồ.
5. Đăng tải tất cả các biểu đồ để mọi người có thể dễ dàng tham khảo khi cần thiết.
6. Vào cuối cuộc họp, chuyển các biểu đồ này tới người thư ký ghi chép để sau đó đưa chúng vào biên bản cuộc họp.
* Đưa ra những câu hỏi mở nhằm khuyến khích sự đóng góp ý kiến của mọi người.
* Lịch trình cuộc họp xứng đáng để được thực hiện Hướng sự tập trung vào ư tưởng, quan điểm, chứ không phải vào những con người.
* Ấn định những bước tiếp theo trong thời gian diễn ra cuộc họp và đảm bảo rằng những hành động này đều được phân công một cách cụ thể.
* Bám sát chủ đề của cuộc họp đã đề ra trong lịch trình. Đừng quá lệch hướng khỏi những chủ đề đã định hay làm cho nó trở nên một cách nghiêm túc … nhưng đừng dập tắt sự sáng tạo hay làm tổn thương đến những người tham dự cuộc họp đang đi lệch hướng.

Duy trì trọng tâm và tiến triển của cuộc họp

* Thu nhận những thông tin và dữ liệu từ cuộc họp. Đảm bảo rằng tất cả mọi người đều đã được nghe và biết những thông tin đó.
* Để mọi người tham dự thực thi nội dung cuộc họp, bạn chỉ là người dẫn dắt tiến trình mà thôi.
* Biểu lộ sự cảm kích và ủng hộ những đóng góp mang tính xây dựng của mọi người.
* Sử dụng lịch trình để đảm bảo cuộc họp tiến triển theo đúng kế hoạch.
* Điều chỉnh nhịp độ của cuộc họp: đẩy nhanh, chậm lại, tạm ngưng, thay đổi hướng tiến triển.
* Để mọi người biết rằng họ đang ở giai đoạn nào trong lịch trình cuộc họp đã định.
* Sơ kết định kỳ những điểm chủ chốt và để mọi người thông qua.
* Giúp đỡ mọi người đạt được sự đồng thuận và tìm kết luận.
Chủ tọa
* Bạn nên chỉnh lý chương trình nghị sự và đảm bảo rằng thời gian là không bị lãng phí với từng nội dung họp hoặc các tiêu chuẩn khác khống chế thời gian thảo luận hoặc không cho phép các phát biểu dài.
* Đảm bảo rằng tất cả được cung cấp quyền như nhau để nói
Điều hành cuộc họp
* Đảm bảo rằng tất cả thành viên hiểu rằng tại lúc bắt đầu nội dung nào là được thảo luận, vấn đề cần giải quyết và các mục tiêu cần phải đạt được của cuộc họp
* Lắng nghe cẩn thận và duy trì cuộc họp tập trung về các mục tiêu của nó.
* Đơn giản hóa tất cả những phức tạp sử dụng các tóm tắt và tổng kết.
* Ngăn chặn các hiểu lầm và sự mơ hồ và cố gắng duy trì sự trong sáng trong các buổi thảo luận
* Kết thúc các thảo luận dài trước khi quá muộn.
* Cố gắng để đạt được sự mãn nguyện lẫn nhau nhưng không lãng phí toàn bộ thời gian của bạn vào các nội dung đơn lẻ
* Tại cuối của mỗi nội dung trong chương trình họp, tổng kết cái gì đã được thảo luận và cái gì đạt được sự đồng thuận.
LOAFS với các lời phê bình
* Lắng nghe nó (Listen to)
* Quan sát (Observe)
* Chấp nhận (Accept)
* Chịu đựng nó (Feel)
* Ngậm miệng (Shut-Up)
Điều đó giải thích tại sao chúng ta có hai tai, hai mắt và chỉ có một miệng
Thời gian trình bày
* Mục tiêu của bạn là đảm bảo công bằng và cơ hội bình đẳng cho mọi thành viên tham gia phát biểu.
* “Bẻ gãy sự im lặng”, đặc biệt là khi các thành viên là quá nhút nhát hoặc thù địch.
* Không cho phép “người cũ” làm hại “người mới”. Hãy nhớ rằng tất cả là bình đẳng.
* Khuyến khích ý kiến tốt xuyên qua sự xung đột giữa các ý tưởng, nhưng cần tránh và không cho phép các mâu thuẩn cá nhân
* Cẩn thận với những phản ánh đã đề nghị mà loại trừ nhau, chèn ép nhau. Tuy nhiên cũng có những đề nghị mà chứa đựng những mầm mống cho thành công của tương lai.
* Khuyến khích ‘người mới” nói trước và sau đó là “người cũ”
* Kết thúc với một lời phát biểu tích cực
Kết thúc cuộc họp
* Giúp đỡ tập thể quyết định những bước tiếp theo.
* Xem xét lại những bước đi tiếp theo đã được ấn định, đảm bảo rằng mỗi người đều biết rõ nhiệm vụ của mình. Hãy chắc chắn rằng mọi người đang chuyển từ “bàn bạc” sang “hành động”.
* Ở phần kết luận, hãy tổng kết lại những gì tập thể đã làm được.
* Lịch sự cảm ơn sự tham gia và đóng góp của mọi người trong cuộc họp
Nội dung tối thiểu cơ bản của biên bản cuộc họp:
* Thời gian, ngày, nơi họp và chủ toạ cuộc họp
* Tên của tất cả thành viên dự họp và thành viên vắng mặt (cùng với lý do vắng mặt).
* Toàn bộ các nội dung thảo luận, ra quyết định, trách nhiệm cá nhân cho các nhiệm vụ được phân công.
* Thời điểm kết thúc họp
* Thời gian, ngày, nơi chốn cho lần họp kế.
Tài nguyên tốt nhất cuả tư liệu và ký ức của một cuộc họp là biên bản cuộc họp, vì thế hãy dùng một ít thời gian của bạn để đảm bảo rằng chúng đã được soạn thảo thích hợp.
Những hành động tiếp theo
* Đánh giá về cuộc họp: Những gì đã làm được? Những gì chưa làm được? Những gì cần cải thiện trong những lần tiếp theo?
* Chuẩn bị những việc “hậu- bàn bạc” sau khi cuộc họp kết thúc.
* Trên cơ sở biên bản cuộc họp và cảm nhận của chính mình, bạn hãy soạn ra một văn bản miêu tả đầy đủ và rõ ràng về cuộc họp và đừng quên đưa vào những lời bình luận, câu hỏi, phê phán, và phân tích theo chiều sâu để nâng cao chất lượng của văn bản.
* Gửi văn bản này tới tất cả những người tham gia cuộc họp, cũng như tới những nhân vật quan trọng khác trong tổ chức.
* Giám sát tiến trình thực hiện các bước đi tiếp theo.

4/ Bí quyết tổ chức thành công cuộc họp

Cuộc họp là nơi để trao đổi và bàn bạc vì vậy thường có không khí trang trọng. Nếu cuộc họp không được chuẩn bị chu đáo sẽ trở nên kém hiệu quả và mất thời gian.
Do vậy người điều hành cuộc họp cần có những kỹ năng cơ bản nhất về cách thức để tổ chức một cuộc họp thành công.
- Chuẩn bị những thứ cần thiết
Trong cuộc họp đa số các sự trao đổi đều mang tính tự phát. Quá trình cuộc họp diễn ra không hoàn toàn được định trước mà nó chỉ theo một đề cương cơ bản. Ngoài ra kết quả của cuộc họp không dễ mà được thống nhất nhanh chóng. Bởi vậy hai điều quan trọng nhất trong công tác chuẩn bị một cuộc họp là: Đặt ra mục đích rõ ràng, thực tế và chuẩn bị những vấn đề cần bàn bạc một cách cụ thể.
Khi một cuộc họp được tiến hành bạn cần nhìn ra ngay mục tiêu cốt lõi của nó. Đôi khi các vấn đề có thể được giải quyết mà không cần đến một cuộc họp do vậy trước hết bạn hãy quyết định tính chất cần thiết phải có một cuộc họp. Thông thường chúng ta cần đến một cuộc họp khi các vấn đề cần giải quyết bằng tư duy, khi cập nhật thông tin mới hoặc khi cần tổng hợp thông tin
Vấn đề cần bàn bạc chính là cốt lõi của cuộc họp. Người điều hành chủ yếu dựa vào yếu tố này để xây dựng đề cương cho cuộc họp. Cần phân chia thời gian hợp lý cho từng vấn đề và chú thích thời gian trong đề cương cuộc họp gửi đến các thành viên để họ định hướng thời gian bàn bạc cho từng vấn đề cụ thể.
– Thể hiện vai trò của người điều hành một cách hiệu quả
Người điều hành chính là người chịu trách nhiệm về nội dung và kết quả của cuộc họp. Trước hết bạn phải tuân thủ chính xác về thời gian.Bạn cũng phải giám sát quá trình tranh luận chặt chẽ và khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh mâu thuẫn và cãi lộn. Cần quan sát các thành viên và ghi nhớ thái độ, ý kiến của họ trong cuộc họp. Nếu có thể bạn hãy tạo điều kiện cho các thành viên có cơ hội được chào hỏi xã giao trước cuộc họp, điều này sẽ phần nào giúp hạn chế tranh cãi gay gắt hay gây gổ trong cuộc họp căng thẳng
- Tổng hợp cuộc họp
Tổng hợp cuộc họp là bước rất quan trọng. Trước khi kết thúc cuộc họp bạn hãy tổng kết lại những vấn đề cốt lõi đã được giải quyết hay còn tồn đọng và giao việc cụ thể cho từng thành viên. Nhắc nhở những thành viên về nhiệm vụ của họ được giao sau cuộc họp.Nếu có thể hãy xin nhận xét của những thành viên tham gia về cuộc họp mà bạn tổ chức. Điều này giúp bạn rút kinh nghiệm và làm tốt hơn những lần sau. Hãy cố gắng tổng hợp cuộc họp trong vòng 24h sau khi kết thúc.

Tổ chức một cuộc họp


to-chuc-mot-cuoc-hop

Một cuộc họp tốt sẽ hạn chế những sự khác biệt và kết quả có thể đạt được ngay. Mọi cuộc họp đều phải được chuẩn bị, cân nhắc và tiến hành để xem làm thế thế nào để mọi thứ đều tốt.

Các kiểu họp khác nhau về qui mô (số lượng người tham dự), tính chất (chính thức hoặc không chính thức), thời gian…

Cả hai loại cuộc họp chính thức và không chính thức đều cần đến sự cẩn thận và quan tâm. Nó sẽ trở nên ít chính thức hơn khi có sự thờ ơ và vấn đề xảy ra.

Các cuộc họp đều phải tuân thủ một hoặc kết hợp các mục đích sau:

  • Kiểm soát

  • Kết hợp

  • Thông báo

  • Thuyết phục

Tiến trình một cuộc họp sẽ bao gồm:

  • Phân tích và giải quyết các vấn đề

  • Tư vấn và giải hoà các xung đột

  • Thảo luận và trao đổi quan điểm

  • Nêu vấn đề và tạo động cơ

  • Xúc tiến thay đổi kiến thức, kỹ năng và quan điểm

  • Nhận được ý kiến và hồi âm

  • Tăng cường hỏi đáp

  • Đào tạo và phát triển

Nói chung mục đích của bất kỳ cuộc họp nào đều nhằm đến một quyết định, một hành động hoặc một sự thay đổi

Các Nguyên tắc tổ chức một cuộc họp:

  • Nguyên tắc 1: Chuẩn bị cuộc họp thật chu đáo.

Tổ chức một cuộc họp thành công là một phần trong nghiệp vụ của người tổ chức cuộc họp. Người tổ chức phải chuẩn bị thật chu đáo trước khi họp; nhanh nhạy xử lý trong cuộc họp và phải biết các bước tiếp sau khi cuộc họp kết thúc.

Chuẩn bị giấy và viết, vì trong một cuộc họp, các thành viên cần có giấy, viết để ghi chép lại những điều cần thiết. Ở một số đơn vị, người ta sử dụng giấy tiêu đề để phát cho các thành viên tham dự cuộc họp. Trong một số trường hợp, thành viên dự họp lại không chuẩn bị giấy viết, nên việc chuẩn bị của Bạn sẽ giúp họ không lúng túng và họ sẽ cảm ơn sự chu đáo của Bạn.

Nếu cuộc họp cần có sự hỗ trợ của các thiết bị đặc biệt như máy tính, máy chiếu slide (projector), đường truyền internet v.v...bạn phải chuẩn bị trước, chạy thử các thiết bị (hoặc xúc tiến việc thuê mướn) càng sớm càng tốt để có nhiều thời gian dự phòng mà xử lý trong trường hợp máy hỏng. Mặt khác, đối với các cuộc họp quan trọng, Bạn cần lập phương án backup, với tất cả các thiết bị dự phòng, sẵn sàng thay thế ngay thiết bị hỏng mà không tốn thời gian.

Ngoài việc chuẩn bị về các trang thiết bị cho cuộc họp, nếu Bạn là người điều hành cuộc họp nên đến buổi họp với sự chuẩn bị trước về các vấn đề liên quan, dự kiến sẵn những câu hỏi mà người khác có thể đặt ra, cũng như những câu hỏi gợi ý cho những người khác. Để làm được như vậy, người điều hành phải thu thập những thông tin chính xác và cụ thể nhất liên quan đến cuộc họp.

  • Nguyên tắc 2: không để cuộc họp kéo dài quá mức cần thiết

Không nên để cuộc họp kéo dài hơn mức cần thiết. Vì khi nói nhiều về một vấn đề quá mức cần thiết, chúng ta sẽ không còn thời gian để thực hiện các vấn đề khác, thực hiện những gì mình nói cũng như làm những việc khác.

Khi thấy buổi họp kéo dài hơn hai giờ đồng hồ, Bạn hãy đề nghị nghỉ giải lao. Qua hai giờ làm việc căng thẳng sẽ làm mọi người uể oải, không còn tập trung theo dõi cuộc họp. Khi giải lao hãy để các thành viên tự do trao đổi, đi lại ở hành lang cho thoải mái.

Khi thấy có vấn đề nào đó mà các thành viên trong cuộc họp chưa thông, còn phải bàn tiếp, Bạn nên đề nghị với chủ tọa để có một quyết định cuối cùng cho vấn đề đó. Có thể để vấn đề chưa thống nhất lại, đến kỳ họp sau khi có đủ thông tin sẽ giải quyết. Có thể ban lãnh đạo sẽ họp với bộ phận có khúc mắc để giải quyết riêng trong lần họp khác.

Bạn phải chú ý nhấn mạnh vấn đề đang tồn đọng chưa giải quyết trong biên bản cuộc họp và gửi đến tất cả các thành viên cuộc họp. Thiếu sót vấn đề này trong biên bản sẽ khiến cho các thành viên còn ấm ức về vấn đề chưa giải quyết nổi giận vì cho rằng họ bị phủ nhận hoặc bỏ qua.

  • Nguyên tắc 3: nên thảo luận trước với đồng nghiệp về nội dung cuộc họp.

Bạn nên thảo luận sơ với các bộ phận về nội dung buổi họp. Có thể dành khoảng vài phút trước buổi họp để trao đổi qua với nhau. Điều này sẽ giúp chúng ta điều hành buổi họp có hiệu quả hơn, tránh được trường hợp có quá nhiều ý kiến trái ngược nhau trong buổi họp. Khi có quá nhiều ý kiến trái ngược, người điều hành dễ bị lúng túng và cuộc họp sẽ đi đến thất bại.

Nên thảo luận sơ bộ trước buổi họp chứ không nên vận động trước buổi họp. Chúng ta không nên để các bộ phận phát biểu theo hướng dẫn của mình, cũng đừng gợi ý, sếp muốn thế này, sếp định thế kia, như vậy sẽ không có những ý kiến hay đóng góp cho cuộc họp.

  • Nguyên tắc 4: Đúng giờ

Người điều hành cuộc họp luôn phải đến trước cuộc họp khoảng nửa giờ. Nếu có bộ phận nào đến trễ, hãy cứ bắt đầu cuộc họp. Trễ giờ họp có nghĩa là chúng ta đã làm mất thời giờ của những người khác. Đừng nên tạo ra cho những người đi họp trễ cảm giác họ là nhân vật quan trọng, nên mọi người phải chờ đợi. Mặt khác, khởi sự một cuộc họp trễ vì chờ đợi những người đến dự họp trễ là xúc phạm đến những người đi họp sớm và đúng giờ: bắt họ chờ như là trừng phạt họ, trong khi đó kẻ đáng bị trừng phạt là những người đến trễ kia.

Nên chủ động nhắc nhở chủ tọa, hoặc nếu Bạn là chủ tọa cuộc họp, hãy đúng giờ khi cho giải lao. Đừng để các thành viên cuộc họp uể oải liếc nhìn đồng hồ sau hai giờ họp căng thẳng.

Đừng hẹn gặp người khác ngay sau khi cuộc họp kết thúc (theo kế hoạch). Hãy đặt trường hợp cuộc họp có thể kéo dài hơn dự định. Nếu bỏ dở, chắc chắn cấp trên sẽ không hài lòng với tác phong nghề nghiệp của bạn.

Trong lúc diễn ra cuộc họp, người thư ký điều hành phải bám sát giờ giấc đã định trên chương trình nghị sự (Agenda). Nhanh chóng tìm cách kéo dãn hay thu gọn các bài phát biểu để buổi họp ổn định theo chương trình định trước.

Hãy kết thúc buổi họp đúng giờ quy định, đừng bao giờ kéo dài. Tâm lý người dự họp luôn thấy bất an khi phải họp kéo dài hơn giờ quy định. Họ còn nhiều dự định phải giải quyết sau khi họp, đừng bắt họ lỡ những công việc khác, vả lại họ không còn tinh thần để lắng nghe hoặc phát biểu.

  • Nguyên tắc 5: biên bản của cuộc họp.

Việc ghi biên bản của cuộc họp rất quan trọng, nếu chưa tìm được người đảm nhiệm, thư ký điều hành có thể kiêm nhiệm luôn việc ghi biên bản cuộc họp.

Công việc viết biên bản thường chẳng mấy thích thú, nhưng đó là một việc làm cần thiết. Nếu phòng họp có sẵn máy vi tính để nhập liệu biên bản thì rất tốt. Sau buổi họp, người thư ký có thể in biên bản ra thành nhiều bản để giao cho từng thành viên của cuộc họp. Mặc dù từng thành viên có cách ghi riêng của họ, biên bản chung do thư ký ghi vẫn rất cần thiết, giúp cho mọi người nhớ chính xác những công việc đã được bàn bạc, thảo luận trong suốt cuộc họp.

Nội dung biên bản cần có các chi tiết cần thiết sau:

1. Tên công ty
2. Ngày tháng năm
3. Giờ bắt đầu cuộc họp
4. Thành phần tham dự
5. Thành phần vắng mặt
6. Chủ đề cuộc họp
7. Nội dung: Nên ghi chú rõ phần phát biểu của từng người cùng với phần kết luận của chủ tọa hoặc Giám đốc công ty. In đậm các nội dung cần nhấn mạnh hoặc chú ý.
8. Giờ kết thúc cuộc họp
9. Thư ký cuộc họp ký tên (Người ghi biên bản họp)

Nếu là biên bản họp giao ban hàng tuần với cùng một danh sách thành viên, bạn cần chuẩn bị một mẫu thường dùng tương tự như trên bằng một file.doc để rút ngắn thời gian viết biên bản.

  • Nguyên tắc 6: ghi lại những điểm quan trọng

Trong cuộc họp thường xuyên có những nội dung chính thường được đưa ra thảo luận. Những vấn đề thường được chuyển đổi liên tục và nhanh chóng. Có những lúc ta không thể chen ngang để phát biểu những thắc mắc riêng hay những ý kiến riêng của mình. Hãy nhắc nhở các thành viên của cuộc họp ghi lại những câu ghi chú ngắn gọn vào sổ tay. Khi được phát biểu, họ có thể yêu cầu đặt lại vấn đề cho rõ ràng. Như vậy sẽ tránh được việc chen ngang trong khi người khác đang phát biểu.

Nếu việc không cần phải đưa ra cuộc họp, có thể trao đổi với bộ phận liên quan về những chú thích trong sổ tay vào dịp khác.

Các chủ đề quan trọng cần phải đựơc ghi chép cẩn thận, trong đó có cả những ý kiến phản bác từ các thành viên của cuộc họp. Nên nhớ câu châm ngôn "Chân lý phát sinh qua tranh luận", do đó mọi ý kiến đều được trân trọng và đều có giá trị cho người quyết định đưa ra quyết định phù hợp.

  • Nguyên tắc 7: hướng dẫn mọi người tích cực tham gia thảo luận

Khi thấy không khí buổi họp ngột ngạt - thụ động, người thư ký điều hành cuộc họp nên nêu ra câu hỏi, nhưng chỉ hỏi những việc mà tất cả mọi người thật sự quan tâm, không hỏi riêng về một người hay một số người nào đó.

Những câu hỏi gợi ý rất giá trị trong trường hợp này, nhiều khi Bạn chỉ cần quay sang người từ đầu đến cuối cuộc họp tỏ ra không chú ý lắm đến nội dung và hỏi: "Theo ý Anh (Chị) thì vấn đề này nên giải quyết như thế nào?". Đó là cách lôi kéo thành viên trở lại nội dung cuộc họp.

Bạn cũng có thể làm tăng tính sôi nổi của cuộc họp bằng cách mời người phát biểu hăng nhất tiếp tục phát biểu: "Ai cũng biết Anh C. luôn là người có sáng kiến táo bạo nhất công ty, mời anh góp ý cho chúng tôi đi chứ". Bằng cách này, Bạn sẽ khuyến khích người ta nói.

Khi phát biểu phải thật ngắn gọn và súc tích. Trong trường hợp nhiều người nêu ý kiến cá nhân, Bạn hãy đề nghị họ không nên làm mất thời gian cuộc họp. Khi có nhiều người tham gia ý kiến ở một vấn đề, người điều hành cuộc họp nên nhắc nhở khi thấy ý kiến sau trùng lắp với ý kiến trước đó.

Biết cách pha trò cũng là một cách hay để phá vỡ không khí ngột ngạt của cuộc họp. Tuy nhiên Bạn nên pha trò bằng các chủ đề vô thưởng vô phạt, không chỉ trích cá nhân và phải mang tính tích cực.

  • Nguyên tắc 8: Chuẩn bị hậu cần cho một cuộc họp

Khi nhận nhiệm vụ chuẩn bị cho cuộc họp, người tổ chức cần chú trọng các điểm sau:

Nắm rõ mục đích và yêu cầu của cuộc họp.

Thảo một bản chương trình nghị sự (Agenda) để trình người chủ trì cuộc họp duyệt. Trong bản nghị sự phải phân chia cuộc họp theo từng nội dung với thời gian ấn định cụ thể.

Nắm được thành phần dự họp để làm thư mời gửi đến các bộ phận. Bộ phận nào có báo cáo trong cuộc họp, người thư ký cần nhắc lại trong thư mời họp. Có nơi các bộ phận gửi báo cáo về văn phòng và chánh văn phòng biên tập các báo cáo, sau đó trực tiếp báo cáo trong cuộc họp. Việc soạn báo cáo đòi hỏi một trình độ tổng hợp và năng lực quản trị tốt.

In ấn bản chương trình nghị sự kèm theo các tài liệu cần thiết cho cuộc họp. Gửi đến cho các thành viên dự họp. Sau đó, điện thoại hỏi lại để biết chắc rằng các thành viên đã nhận được hồ sơ dự họp.

Chuẩn bị khâu phục vụ cuộc họp như người ghi biên bản, phòng họp, bàn ghế, nước uống… Trước khi bắt đầu cuộc họp, người thư ký điều hành cuộc họp phải đi đôn đốc kiểm tra lại cho chu đáo.

Thư mời họp tiếng Anh thông thường có mục viết tắt R.S.V.P. (viết tắt của thành ngữ tiếng Pháp (!) Respond sil vous plait - tạm dịch Vui lòng phúc đáp) kèm theo tên người liên lạc và số điện thoại, e-mail). Người thư ký cần chuẩn bị thư mời như thế đối với cuộc họp quan trọng, đồng thời chủ động được số người dự họp.

Đối với các cuộc họp quan trọng như hội nghị, hội thảo cần tổ chức khâu tiếp khách: nhân viên tiếp tân, kiểm tra thư mời, cài hoa hoặc thẻ đại biểu để phân biệt khách mời.

Nếu cuộc họp tổ chức tại phòng họp tại các khách sạn, nên làm việc chặt chẽ với khách sạn về các phần bao gồm trong dịch vụ mà họ cung cấp. Kiểm tra các thiết bị phục vụ cuộc họp: máy lạnh, đèn chiếu, màn hình, hệ thống âm thanh, ánh sáng, các dây dẫn điện, tốt hơn hết hãy đến trước một ngày để kiểm tra bằng cách sử dụng thử hoặc phải được cam kết của phía khách sạn về chất lượng của các thiết bị.

Cách sắp xếp bàn ghế cũng phải yêu cầu khách sạn thực hiện sớm.

Buổi giải khát giữa giờ (Tea Break hoặc Coffee Break) cũng phải được chuẩn bị chu đáo. Các loại thức uống như cà fê, trà... và các loại bánh ngọt phải chuẩn bị nhiều hơn số lượng khách để tránh tình trạng bị hụt.

  • Nguyên tắc 9: hãy giúp mọi người trình bày ý kiến

Khi người điều hành cuộc họp thấy nhiều người ngồi chung và tất cả đều có chung một ý kiến, chỉ riêng vài người không đồng tình, hãy cố gắng mời những người không đồng tình mạnh dạn nêu ra ý kiến cá nhân và lý do vì sao họ không biểu quyết.

Người điều hành phải tìm lời lẽ thuyết phục để họ an tâm, đừng im lặng và nên mạnh dạn bày tỏ quan điểm của mình. Nhiều khi một vài đề nghị “bất bình thường” lại mang đến một giải pháp hay mà trước đó chưa ai kịp nghĩ đến. Phải thật tôn trọng những ý kiến đối kháng. Nếu đó là ý kiến hay phải tìm cách áp dụng, nếu là ý kiến không khả thi thì nên để chủ tọa xem xét.

  • Nguyên tắc 10: phát biểu trong cuộc họp là nói với tất cả mọi người.

Khi người điều hành cần đặt câu hỏi trực tiếp với một người, hãy nhìn vào gương mặt của tất cả các thành viên tham dự, mọi người đều có cảm thấy là họ đang được nói tới. Vì thế, họ cũng sẽ nhiệt tình đưa ra ý kiến tranh luận. Người điều hành sẽ không cô độc với vấn đề riêng của mình.

Cần chú ý đến đại từ nhân xưng khi phát biểu

Đối với ngôi thứ nhất: Khi đã xác định là nói với tất cả mọi người thì nên xưng tôi, đừng xưng cháu, em, con như khi nói riêng với một đối tượng nào đó.
Nếu người nói thay mặt công ty nói chuyện với các đối tượng khác thì nên dùng chúng tôi.
Đại từ nhân xưng ngôi thứ hai nên dùng số nhiều. Ví dụ: Quý vị, các đồng nghiệp, các anh chị,
Qui tắc này cũng được áp dụng khi người nói được phỏng vấn bởi phóng viên turyền hình. Nên nhớ, khi ta phát biểu là phát biểu với toàn thể khán giả truyền hình, không phải với riêng cá nhân phóng viên.

  • Nguyên tắc 11: không nói xấu nhau trong buổi họp, đặc biệt với những người vắng mặt

Trong cuộc họp, chúng ta không nên bình luận, chê bai hay nói xấu về những người khác, nhất là với những người không tham dự cuộc họp. Người điều hành phải khéo léo nhắc nhở các thành viên tham dự phân biệt giữa việc nói xấu và đóng góp ý kiến. Đóng góp ý kiến luôn mang tính xây dựng và chân thành; nói xấu thường mang tính đả phá, nhỏ nhen và thành kiến. Không cần thiết đóng góp hay nói xấu người vắng mặt, vì họ không hiện diện để tiếp thu, giải trình, phản bác hay chống lại, hay thanh minh cho bản thân họ. Chắc chắn chẳng ai thích người khác nói xấu sau lưng mình.

  • Nguyên tắc 12: sau buổi họp, nên gặp từng người trò chuyện thân mật.

Người điều hành cuộc họp nên tìm cách bắt chuyện ngắn gọn với từng người sau buổi họp. Hãy tỏ ra mình rất cần những người như họ tham dự cuộc họp. Người điếu hành có thể nói: “Anh (Chị) đã có những ý kiến rất bổ ích”, hoặc “Anh (Chị) phát biểu về điều đó tốt quá, ý kiến rất hay”.

Hãy làm cho những thành viên đã tham dự cuộc họp nhận thấy rằng chúng ta rất quý mến họ và như vậy họ sẽ hứng thú khi chúng ta mời tham dự buổi họp. Có thể chào từng ngừơi khi họ ra về với một sự chân thành.






Nghệ thuật nói chuyện với đối tác
Cách ứng xử trong cuộc sống hằng ngày khôn ngoan
Cách suy nghĩ sáng tạo giúp làm chủ cuộc sống,

Quá trình làm việc theo nhóm để đi đến thành công






(ST)

Cùng like và chia sẻ nhé "Chị Em"!

Hỏi đáp chủ đề: Các bước chuẩn bị cho cuộc họp chuyên nghiệp nhất

Gửi câu hỏi:

Top 10 câu hỏi được quan tâm nhất

Bộ sưu tập: Các bước chuẩn bị cho cuộc họp chuyên nghiệp nhất

Bạn hãy lưu toàn bộ bài wiki về Các bước chuẩn bị cho cuộc họp chuyên nghiệp nhất vào Kho nội dung wiki của bạn để tra cứu, sử dụng về sau trên điện thoại di động. Click vào đây!
Click để xem thêm
Tin tức HOT nhất trong ngày